Documento Interno Confidencial

Plan Corporativo
Híbrido CDMX

Corporativo Samara Santa Fe — Versión Final

Presenciales

135

+15 último minuto

Remotos

Streaming en vivo

Presupuesto

$15,200 USD

≈ $273,600 MXN

Venue — Piso 14, Santa Fe, CDMX

Catering — Kosher-style 100% vegano

Duración — 8:30 AM a 5:00 PM

Streaming — Red interna VLAN

Equipo de Planeación · Distribución interna

T.C. referencia: 18.00 MXN/USD · Marzo 2026

Resumen Ejecutivo

¿Qué se propone?

Evento corporativo híbrido en Corporativo Samara, piso 14, Santa Fe. 135 presenciales + 40 remotos. Catering kosher-style vegano. Streaming vía VLAN interna. 8:30 AM — 5:00 PM.

¿Cuánto cuesta realmente?

Total: $273,580 MXN. Exactamente en el límite del presupuesto aprobado. Margen de maniobra: $20 MXN. Cero tolerancia a imprevistos sin afectar alcance.

¿Cuál es el riesgo principal?

El tipo de cambio. A 17 MXN/USD el disponible cae a $258,400 — déficit de $15,650. Segundo: el catering representa el 48.6% del costo y opera sin cocina.

Cifras clave

175

Asistentes totales

$1,956

Costo/pax presencial MXN

$247

Costo/pax remoto MXN

7h30m

Duración del evento

Impacto de los +15 asistentes de último minuto

+$14,250 MXN — Catering (15 × $950)

+$2,250 MXN — Mobiliario adicional

+$525 MXN — Gafetes e impresión

Impacto total +15 pax: $17,025 MXN adicionales. Absorbidos reduciendo contingencia de 5% a 3.6%.

Síntesis

El plan es ejecutable pero sin colchón. Requiere dos acciones antes del evento: (1) fijar el tipo de cambio anticipando pagos a proveedores, y (2) confirmar VLAN con TI del edificio 3 semanas antes. Sin estas acciones, el riesgo operativo pasa de manejable a crítico.

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 2

Modelo Financiero

$15,200 USD · T.C. 18.00 MXN/USD

Bloque de Costo	MXN	USD	%	Descripción
Venue — Corporativo Samara	$42,000	$2,333	15.9%	Salón piso 14, 400m², día completo
Catering 135 pax kosher-vegano	$128,250	$7,125	48.6%	$950/pax · buffet + 2 coffee breaks · sin cocina
AV + Producción	$26,000	$1,444	9.8%	Sonido, iluminación, pantallas ×2
Streaming Híbrido	$29,700	$1,650	11.2%	2 PTZ + ATEM + encoder + técnico + plataforma
Mobiliario y Decoración	$18,500	$1,028	7.0%	135 pax theater + mesas catering + señalización
Staff Operativo	$11,600	$644	4.4%	Coordinador + 6 hostesses + 2 elevadores
Materiales y Tecnología	$8,000	$444	3.0%	Gafetes, tablets ×3 renta, plataforma QR
Subtotal	$264,050	$14,669	—	Antes de contingencia
Contingencia (3.6%)	$9,530	$529	—	⚠ Reducida de 5% por +15 pax
Total Final	$273,580	$15,199	Margen vs. presupuesto: $20 MXN · Riesgo cambiario activo

Sensibilidad al tipo de cambio

17 MXN/USD$258,400 — Déficit $15,650

17.5 MXN/USD$266,000 — Déficit $7,580

18 MXN/USD$273,600 — OK ($20 margen)

18.5 MXN/USD$281,200 — $7,620 holgura

Distribución del presupuesto

Catering 48.6%

Venue 15.9%

Streaming 11.2%

AV 9.8%

Resto 14.5%

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 3

Desglose Detallado por Bloque

Catering — $128,250 MXN 48.6%

Desayuno buffet (135 pax)$18,900

Comida buffet (135 pax)$54,000

Coffee breaks ×2 (135 pax)$27,000

Hidratación todo el día$8,100

Equipo: chafing, vajilla, mesas$12,250

Traslado + setup$8,000

Producción 100% desde cocina central certificada. Sin cocina in-situ.

Streaming Híbrido — $29,700 MXN 11.2%

2 cámaras PTZ (renta día)$8,000

ATEM Mini Pro switcher$4,500

Encoder hardware + laptop$3,500

Monitor de programa$2,000

Plataforma streaming (licencia)$2,500

CDN relay (Cloudflare Stream)$1,200

Técnico streaming día completo$8,000

AV + Producción — $26,000 MXN 9.8%

Sistema de sonido line array$12,000

Iluminación corporativa$8,000

Pantallas adicionales ×2 (65")$6,000

Venue Samara — $42,000 MXN 15.9%

Renta salón principal (8h)$32,000

Áreas de networking / breaks$6,000

Estacionamiento (acuerdo)$4,000

Incluye: proyector, pantalla, red eléctrica. No incluye internet ni mobiliario.

Mobiliario y Deco — $18,500 MXN 7.0%

Sillas theater 135 pax$6,750

Mesas catering + cocktail$4,500

Podio + lectern$2,000

Decoración corporativa + plantas$3,250

Señalización y banners ×3$2,000

Staff — $11,600 MXN 4.4%

Coordinador general (1)$6,000

Hostesses registro (6 × $600)$3,600

Hostess elevador (2 × $700)$1,400

Runner logístico (1)$600

Materiales y Tech — $8,000 MXN 3.0%

Gafetes impresos (150 + extra)$3,500

Tablets registro ×3 (renta)$3,000

Plataforma QR check-in$1,500

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Costo por Asistente y Precio Sugerido

Asistente Presencial

$1,956 MXN

≈ $108.7 USD por persona

Venue (proporción)$311

Catering completo$950

AV + producción$193

Streaming (proporción)$176

Mobiliario + deco$137

Staff + materiales$145

Contingencia 3.6%$44

Total/pax$1,956

Asistente Remoto

$247 MXN

≈ $13.7 USD por persona

Plataforma streaming (÷40)$62.5

CDN relay (÷40)$30

Técnico streaming (prop.)$100

Encoder/equipo (prop.)$25

Coordinación digital$20

Total/pax$247

Precio sugerido a cobrar — 3 escenarios

A — Break Even

$2,300 MXN presencial

$350 MXN remoto

Recuperación 100% con 10% de margen. Requiere ocupación completa.

B — Margen 30%

$3,200 MXN presencial

$500 MXN remoto

Genera fondo para próximas ediciones. Tolera hasta 20% de inasistencia.

C — Premium

$4,500 MXN presencial

$800 MXN remoto

Para eventos con ponentes externos, certificados o materiales físicos.

Si es evento interno (sin cobro): costo por presencial $1,956 MXN ($109 USD) , por remoto $247 MXN ($14 USD) . Costo promedio ponderado para 175 personas: $1,565 MXN/persona ($87 USD).

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 5

Decisiones Clave y su Impacto

Elegir Corporativo Samara sobre opciones tradicionales

Ventaja: Ambiente diferenciado, rooftop corporativo, percepción de evento de mayor valor para el asistente.

Costo: Sin cocina, sin internet propio, elevadores como cuello de botella. Todo el plan operativo gira alrededor de estas restricciones.

Absorber los +15 pax reduciendo la contingencia (5% → 3.6%)

Ventaja: Se mantiene dentro del presupuesto aprobado sin solicitar ampliación.

Costo: Margen de $20 MXN. Cualquier imprevisto excede el presupuesto. Se recomienda solicitar $5,000 MXN de reserva adicional aprobada.

Usar red interna (VLAN) en lugar de Starlink u otro ISP externo

Ventaja: Cumple con la política del edificio. Latencia estable si se gestiona correctamente.

Costo: Dependencia total del TI del edificio. La solicitud formal es la acción #1 más crítica del plan — debe iniciarse 3 semanas antes.

Sistema de 6 carriles para registro + autoservicio de gafetes

Ventaja: 135 personas registradas en 20 minutos. Sin colas visibles en lobby.

Costo: +$4,200 MXN en staff y tecnología. Sin este sistema el registro toma 35-45 min, desplazando toda la agenda.

Catering kosher-style vegano con proveedor externo sin cocina en venue

Ventaja: Cumple restricciones dietéticas completas. Calidad garantizada con proveedor correcto.

Costo: $950/pax vs. $700/pax posible con venue de cocina. Diferencia de $34,000 MXN. Ventana de calidad: 90 min por bloque caliente.

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 6

Matriz de Riesgos

■ Crítico ■ Alto ■ Medio ■ Bajo

#	Riesgo	Prob.	Impacto	Nivel	Mitigación	Plan B
R1	TI del edificio no aprueba VLAN	Alta	Total	CRÍTICO	Solicitud formal 3 sem antes + reunión con gerente TI	720p, 1 cámara, Q&A solo por chat
R2	Catering llega tarde o falla calidad	Media	Muy alto	CRÍTICO	Ensayo D-7 + penalización 30% en contrato	Proveedor backup preidentificado
R3	T.C. cae por debajo de 17.5 MXN/USD	Alta	Alto	ALTO	Anticipar pagos a proveedores; fijar T.C. en contrato	Solicitar $5K MXN reserva adicional
R4	Elevadores insuficientes en hora pico	Muy alta	Alto	ALTO	2 hostesses elevadores + batching 12-14 pax	Escaleras para pisos intermedios
R5	Falla de tablet o plataforma QR	Media	Medio	MEDIO	Tablet repuesto + listas impresas offline por carril	Registro manual 30 seg/pax
R6	Remotos con problemas de conexión	Alta	Medio	MEDIO	Guía técnica previa + prueba 48h antes	Grabación en 24h post-evento
R7	Inasistencia mayor al 20%	Media	Bajo	BAJO	Confirmación WhatsApp 72h y 24h antes	Catering ajustable -10%
R8	Problemas eléctricos o AV	Baja	Alto	BAJO	Revisión técnica 24h antes + UPS equipo crítico	Generador bajo contrato AV

R1 y R2 son no negociables — deben estar resueltos antes de confirmar el evento. Si R1 no se puede resolver, el componente híbrido debe eliminarse o migrar a EBC. Si R2 no tiene proveedor contratado, el evento no debe ejecutarse.

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Flujo Operativo — Día del Evento

Entrada y Registro — 8:30 a 9:05 AM

Asistente llega al lobby PB de Corporativo Samara

Hostess bienvenida dirige a carril (A-E por apellido o excepciones)

Hostess escanea QR en tablet (8-10 seg) → confirmación verde

Asistente toma gafete en mesa A-Z autoservicio

PARALELO: Hostess eleva grupos de 12-14 pax al piso 14

Asistente llega al piso 14 → coffee break disponible desde 8:30 AM

Elevadores operan en paralelo al registro, no después. Esto permite que 135 personas suban mientras continúa el check-in.

Breaks y Alimentación

Coffee Break 1 — 10:35 AM · 35 min

Estaciones en área de networking. Remotos: anuncio 5 min antes. Catering despliega desde 10:20.

Comida — 1:10 PM · 60 min

Buffet principal. Setup desde 12:50. Mesas 80 pax + cocktail 55 pax. Remotos en break autogestionado.

Coffee Break 2 — 3:15 PM · 25 min

Reposición ligera. Remotos: envían preguntas escritas vía chat antes del bloque final.

Cierre y Salida — 4:10 a 5:00 PM

Reconocimientos, palabras finales, despedida de remotos

Streaming cierra. Grabación disponible en 24h.

Salida libre. Coordinador: desmontaje y cierre con proveedores.

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 8

Timeline y Agenda del Evento

Pre-evento

D-1 18hRevisión venue: eléctrica, AV, VLAN activo

D-1 20hCatering confirma llegada 7:00 AM

D-1 21hEnvío de QR a asistentes por WhatsApp

D-1 22hPrueba de plataforma streaming (2 remotos control)

Mañana del evento

7:00Catering llega a PB. Setup en piso 14.

7:30Técnico AV/streaming: setup y prueba de señal

8:00Staff en posiciones. Briefing final 10 min.

8:30Apertura puertas. Registro + coffee simultáneos.

9:05Bienvenida oficial. Streaming en vivo.

Agenda — Bloques de contenido

8:30–9:05 Registro + Coffee Break bienvenida (simultáneos)

9:05–9:25 Apertura y bienvenida institucional (20 min)

9:25–10:35 Bloque 1: Presentaciones estratégicas (70 min)

10:35–11:10 Coffee Break 1 (35 min)

11:10–1:10 Bloque 2: Talleres y trabajo colaborativo (120 min)

1:10–2:10 Comida buffet (60 min)

2:10–3:15 Bloque 3: Sesión plenaria + Q&A híbrido (65 min)

3:15–3:40 Coffee Break 2 (25 min)

3:40–4:10 Bloque 4: Anuncios estratégicos (30 min)

4:10–5:00 Cierre, reconocimientos y networking (50 min)

5:00 PM Fin oficial del evento

Venue ocupado 9.5h (7:00 AM setup — 5:00 PM cierre) · Contenido activo: 7h30m

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 9

Catering y Streaming — Operativa Técnica

Catering Kosher-Style Vegano — 135 pax

Restricciones del Venue

— Sin cocina en piso 14. Producción 100% externa.

— Traslado en contenedores térmicos certificados

— Setup: mínimo 90 min antes del primer servicio

— Ventana de calidad chafing dish: 90 min máximo

Menú Kosher-Style

Desayuno 8:30 — Fruta fresca, yogur vegano, granola, mini sandwiches integrales, jugos, café de olla

Comida 1:10 PM — Bufet: 2 guisados veganos, arroz integral, ensaladas, tortillas maíz azul, postres sin lácteos

Coffee breaks — Café, té, agua fresca, botanas veganas (nueces, fruta, pan de semillas)

Proveedores CDMX recomendados

Green Catering MX — Especialistas vegano corporativo, certificados, 100-400 pax

La Pitahaya — Kosher-style certificado, experiencia en venues sin cocina

Contrato con penalización 30% por llegada tardía. Ensayo logístico D-7 obligatorio.

Streaming Híbrido — 40 Remotos

Protocolo VLAN — Cronograma

Sem -3: Solicitud formal escrita al gerente de TI del edificio

Sem -2: Reunión presencial para confirmar ancho de banda asignado

Sem -1: Prueba técnica con equipo de streaming in-situ

D-1: Prueba final de señal + verificación de latencia

Requerimiento mínimo: 25 Mbps dedicados, upload estable

Arquitectura de señal (modo normal)

PTZ 1 → Presentador · PTZ 2 → Sala y audiencia

ATEM Mini Pro → Switch entre cámaras

Encoder → CDN Cloudflare Stream

Plataforma Zoom/Teams → Remotos interactivos

Monitor programa → QC en tiempo real

Modo degradado (si VLAN falla)

— 1 cámara únicamente (PTZ 1, presentador)

— Resolución reducida a 720p 30fps

— Q&A remotos: solo por chat escrito, no audio

— Grabación local en SSD como respaldo offline

El modo degradado es funcional. Remotos ven el evento en vivo pero sin interacción en tiempo real.

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 10

Staff Operativo y Checklists

Roles y Responsabilidades

Coordinador General (1)$6,000

Responsable total. Decisiones en tiempo real. Venue desde 6:30 AM. Cierre de cuentas con proveedores.

Hostesses Registro (6)$3,600

1 por carril + 1 excepciones. Briefing 8:00 AM. Turno 7:30–9:30 AM. Script de respuesta rápida a dudas.

Hostess Elevadores (2)$1,400

1 en lobby PB, 1 en piso 14. Gestión de batches 12-14 pax. Punto de control más crítico del registro.

Técnico AV + Streaming (1)$8,000

Turno 7:00 AM — 6:00 PM. No abandona la consola. Responsable de toda la cadena de señal.

Runner Logístico (1)$600

Apoyo general, reposición de materiales, soporte a catering. Turno completo.

Checklist — 3 semanas antes

Contrato firmado con Corporativo Samara

Solicitud VLAN enviada al TI del edificio

Contrato catering con cláusula de penalización

Lista definitiva 135 asistentes confirmados

QR individuales generados en plataforma check-in

Pagos anticipados para fijar tipo de cambio

Checklist — Semana del evento

D-7: Ensayo logístico catering en venue real

D-7: Prueba técnica streaming con VLAN

D-3: Envío invitación final + QR a asistentes

D-2: Impresión de gafetes + listas backup

D-1: Revisión venue + AV + prueba streaming

D-1: Briefing con todo el staff (30 min)

Checklist — Día del evento (7:00 AM)

Catering setup 100% completado a las 8:00 AM

Streaming en vivo probado, señal verde confirmada

6 tablets activas con plataforma QR cargada

Mesa gafetes ordenada A-Z + lista offline impresa

Plan Corporativo Híbrido CDMX — Samara Santa Fe 11

Corporativo Samara · Santa Fe, CDMX

Recomendación Final

Dictamen Ejecutivo

El evento es viable y recomendado dentro del presupuesto aprobado. El margen operativo es estrecho ($20 MXN), por lo que la ejecución sin desviaciones es condición crítica de éxito. Con los controles propuestos, la probabilidad de entrega dentro de parámetros es alta.

Acción Inmediata

✓ Firmar contratos con tipo de cambio fijo (≥18 MXN/USD)
✓ Solicitar reserva emergencia $5,000 MXN
✓ Confirmar 135 pax con venue y catering
✓ Enviar solicitud VLAN a IT del edificio

Semana -3 a -1

✓ Finalizar lista confirmada de asistentes
✓ Imprimir badges y preparar kits
✓ Ensayo técnico streaming (D-5)
✓ Briefing completo al equipo (D-1)

Día del Evento

✓ Activar 6 módulos registro 7:30 AM
✓ Confirmar conexión streaming 7:00 AM
✓ Verificar catering en site 7:15 AM
✓ Activar modo contingencia si hay fallas

175

Asistentes Totales

$1,563

USD / Asistente

3.6%

Contingencia

$20

MXN Margen

Este plan ha sido estructurado para maximizar la experiencia del asistente dentro de las restricciones presupuestarias. Las decisiones de optimización (venue Samara, catering comisario, streaming VLAN) ofrecen el mejor balance calidad-costo disponible en Santa Fe, CDMX. El equipo coordinador debe revisar este documento con todos los proveedores antes de D-21.

Corporativo Samara · Confidencial

Pág. 12 · Recomendación Final

2026

Corporativo Samara · Diagrama 1 de 8

Ruta Crítica del Proyecto

D-21

D-20

D-19

D-18

D-17

D-14

D-13

D-12

D-11

D-10

D-7

D-6

D-5

D-4

D-3

D-2

D-1

D-0

🔴 CRÍTICO

Solicitud VLAN IT

HOY

Contratos MXN fijo

Confirmar venue 135

🟡 ALTO

Confirmar catering

Invitaciones + QR

Impresión badges/kits

🔵 TÉCNICO

Ensayo streaming

D-5

Setup AV en venue

Prueba conectividad

🟣 OPERATIVO

Briefing equipo

Revisión final

EVENTO

D-0

Cierre y liquidación

Crítico — sin demora

Alta prioridad

Técnico

Operativo

Evento

RUTA CRÍTICA — sin flotación

Solicitud VLAN (D-21) → Contratos MXN (D-21) → Confirmación catering (D-14) → Ensayo streaming (D-5) → Setup AV (D-1) → EVENTO (D-0). Cualquier retraso en estos nodos es directo al evento.

Corporativo Samara · Confidencial

Diagrama 1 · Ruta Crítica

Staff Brief · Diagrama 2 de 8

Flujo Operativo — Staff Registro

Para: Coordinador Registro + 6 Módulos · Hora inicio: 07:30 AM

07:00 SETUP

Preparación de Módulos

• Encender tablets + verificar base de datos
• Cargar lista de asistentes confirmados
• Colocar señalética A–E y excepciones
• Preparar mesa self-service de badges

07:30 APERTURA

Activar Registro

• Abrir 6 módulos simultáneamente
• Staff en posición: 1 persona/módulo
• Coordinador supervisando flujo general
• Activar batching de elevadores

¿Asistente tiene QR?

SÍ → Escanear

NO → Excepciones

PROCESAMIENTO

Check-in Completado

• Confirmar nombre en pantalla
• Badge auto-service: el asistente toma el suyo
• Entregar kit de bienvenida
• Indicar ruta al elevador / sala

FLUJO ELEVADORES

Batching Coordinado

• 2 staff en área de elevadores
• Grupos de 12–14 pax por ciclo
• Ciclo elevador: 3–4 min c/u
• No permitir acumulación >25 pax

09:00 — CIERRE REGISTRO REGULAR · Módulo excepciones continúa hasta 09:30

KPIs Objetivo

Throughput real

18–22 pax/min

135 pax en

~22 minutos

Colas máximas

< 8 personas

Alertas Críticas

⚠ Cola >20 pax → abrir módulo extra
⚠ Tablet sin señal → modo papel
⚠ Nombre no encontrado → excepciones
⚠ Elevador lleno → esperar siguiente

Distribución Módulos

A–B → módulo 1
C–D → módulo 2
E–G → módulo 3
H–M → módulo 4
N–Z → módulo 5
Excepciones → módulo 6

Contacto emergencia

Director Evento

Radio canal 1

Staff Brief · Registro

Diagrama 2 · Flujo Registro

Staff Brief · Diagrama 3 de 8

Flujo Operativo — AV y Streaming

Para: Técnico AV Lead + 2 Técnicos · Hora setup: 06:30 AM

06:30 SETUP FÍSICO

Montaje de Equipos

• Instalar pantalla principal 4m en posición
• Montar 3 cámaras PTZ en trípodes (ver plano técnico)
• Conectar mezcladora de video y audio
• Tender cableado de red (categoría 6A)

07:00 CONECTIVIDAD

Prueba de Red y VLAN

• Verificar VLAN activa con IT edificio
• Test de velocidad: mínimo 10 Mbps upload
• Conectar encoder de streaming a VLAN
• Test de latencia a plataforma (Zoom/StreamYard)

¿VLAN y velocidad OK?

✓ SÍ — Protocolo normal

1080p · 3 cámaras · Q&A interactivo

✗ NO — Protocolo fallback

720p · 1 cámara · Audio-only Q&A

08:50 GO LIVE

Warm-up Streaming

• Abrir sala virtual para remotos (10 min antes)
• Moderador remoto en línea
• Verificar audio en 3 zonas de sala
• Confirmar grabación activa

09:00 — 17:00 OPERACIÓN

• Técnico 1: operación de cámaras en vivo
• Técnico 2: monitoreo streaming + chat remoto
• Lead AV: dirección general + audio
• Cambio de baterías en micros: c/3 horas
• Revisión señal cada 30 min (log en bitácora)

Specs Técnicos

Plataforma

Zoom Webinar / StreamYard

Destino

YouTube/Vimeo privado

Calidad primaria

1080p / 30fps

Upload mínimo

10 Mbps garantizado

Equipo Asignado

📷 3× Cámara PTZ
🎛 Mezcladora video 4ch
🎤 3× Micrófono inal.
🔊 Sistema audio 3 zonas
💻 Laptop encoder
📺 Monitor preview 24"

Protocolo Fallo

1. Notificar a moderador remoto
2. Activar fallback 720p
3. Cambiar a hotspot 4G
4. Q&A solo por chat
5. Grabar local siempre

Radio canal

Canal 2 — AV

Staff Brief · AV y Streaming

Diagrama 3 · Flujo AV

Staff Brief · Diagrama 4 de 8

Flujo Operativo — Catering

Para: Coordinador Catering + 4 Staff Servicio · Proveedor: Green Catering MX / La Pitahaya

D-1 CONFIRMACIÓN FINAL

Cierre con Proveedor

• Confirmar 135 pax presenciales definitivo
• Confirmar menú final y restricciones alimentarias
• Acordar hora exacta de llegada al venue (07:15)
• Verificar que el venue confirme acceso de carga

07:15 LLEGADA Y SETUP BREAKFAST

Montaje Desayuno

• Acceso a zona de servicio del venue
• Montar estaciones: caliente, frío, bebidas, postres
• Activar chafing dishes (setup completo en 30 min)
• Ventana calidad: 07:15 → 09:00 (105 min)

09:00 MONITOREO BREAKFAST

• Reponer bandejas vacías de fruta y panes
• Mantener café y agua fría disponible
• Iniciar preparación y transporte menú comida

10:45 SETUP COFFEE BREAK

Break 11:00 AM

• Reponer café, té, galletas y fruta fresca
• Preparar mesa de break en área asignada
• Duración servicio: 45 min (11:00–11:45)

12:30 SETUP COMIDA

Montaje Comida Principal

• Reemplazar estaciones del desayuno
• Activar nuevos chafing dishes (comida caliente)
• Colocar entradas frías en posición
• Ventana calidad: 13:00 → 14:30 (90 min máx)
• Servicio comienza puntual 13:00

16:30 SETUP COCKTAIL

Cierre 17:00–19:00

• Montar canapés y bebidas frías
• Sin alcohol obligatorio (opción disponible)
• Desmontaje inicia 19:00 en paralelo

Regla de Oro

90 MINUTOS

Ventana máxima de calidad en chafing dish. Después de 90 min, la comida pierde temperatura y textura. NO extender sin reposición.

Alertas

⚠ Sin cocina en venue → todo comisario
⚠ +15 pax: confirmar porción extra con proveedor
⚠ Restricciones: vegetariano, sin gluten
⚠ Acceso carga: coordinar con venue D-1

Menú Resumen

Desayuno: fruta, panes, huevos, yogurt, café/té
Break: café, té, galletas, frutas
Comida: entrada + plato fuerte (2 opciones) + postre
Cocktail: canapés + bebidas frías

Radio canal

Canal 3 — Catering

Staff Brief · Catering

Diagrama 4 · Flujo Catering

Diagrama 5 de 8 · Venue: Corporativo Samara, Santa Fe CDMX

Layout del Montaje

↑ ACCESO PRINCIPAL / LOBBY

REGISTRO

6 módulos QR
Mesa badges
Área elevadores

07:30–09:00

SALA A

Breakout 1
45 pax
Theater style

14:30–17:00

CARGA

Acceso catering
y logística

SALA PLENARIA PRINCIPAL

135 pax · Theater style · 09:00–13:00

ESCENARIO / STAGING AREA

Pantalla 4m · Podio · Micrófonos

📺 PANTALLA PRINCIPAL 4m

📷 CAM1
Frontal

BUTACAS
135 pax
en U / teatro

📷 CAM3
Lateral D

🍽 ZONA CATERING / BUFFET — perimetral fondo sala

🎛 CABINA AV / STREAMING

Mezcladora · Encoder · Monitor preview · 📷 CAM2 lateral izq.

SALA B

Breakout 2
45 pax
Theater style

SALA C

Breakout 3
45 pax
Theater style

COCTEL

Área cocktail
17:00–19:00
Terrace / lobby

Área principal

Técnico / AV / Breakout

Catering

Servicio / Logística

📷Posición cámara

Corporativo Samara · Layout referencial

Diagrama 5 · Montaje

Diagrama 6 de 8 · 18 personas totales

Organigrama — Equipo de Producción y Streaming

NIVEL ESTRATÉGICO

DIRECTOR DE EVENTO

Autoridad máxima · Decisiones críticas · Radio canal 1

COORDINADOR REGISTRO

1 persona

Supervisa registro y accesos · Radio canal 1

MÓDULOS 1-3

3 personas
Letras A–G

MÓDULOS 4-6

3 personas
Letras H–Z + Exc.

2 personas · Elevadores
Batching 12-14 pax/ciclo

COORDINADOR AV/TECH

Lead AV

Dirección técnica general · Radio canal 2

TÉC. CÁMARAS

1 persona
3 PTZ en vivo

TÉC. STREAMING

1 persona
Encoder + chat

MODERADOR REMOTO

1 persona · Chat + Q&A
40 asistentes online

COORDINADOR CATERING

1 persona

Supervisa servicio + proveedor · Radio canal 3

STAFF CATERING

2 personas
Servicio + reponer

LOGÍSTICA

2 personas
Transporte + desmontaje

FLOATER / RESERVA

1 persona
Cubre bajas · Apoya donde requiera

Registro

AV/Streaming

Catering/Ops

Director

TOTAL

Corporativo Samara · Organigrama

Diagrama 6 · Equipo

Diagrama 7 de 8 · Sala Plenaria Principal

Plano Técnico A/V — Colocación y Especificaciones

SALA PLENARIA — PLANTA TÉCNICA (vista superior)

PARED DE ESCENARIO — FRENTE

📺 PANTALLA PROYECCIÓN 4×2.25m (16:9)

🎤 MIC INALáMBRICO 1

📷 CAM1 — FRONTAL FIJA

2.8m altura · Plano general

🎤 MIC INALáMBRICO 2

ÁREA DE BUTACAS — 135 PAX · CONFIGURACIÓN TEATRO

· · · · · · · · · · · · · FILA A (12 pax) · · · · · · · · · · · · ·

· · · · · · · · · · · · · · FILA B (14 pax) · · · · · · · · · · · · · ·

· · · · · · · · · · · · · · FILA C (14 pax) · · · · · · · · · · · · · ·

· · · · · · · · · · · · · · FILA D (14 pax) · · · · · · · · · · · · · ·

PASILLOS LATERALES OBLIGATORIOS

· · · · · · · · · · · · · · FILAS E–J (81 pax) · · · · · · · · · · · · · ·

📷 CAM2
Lateral IZQ
1.8m alt.

📷 CAM3
Lateral DER
1.8m alt.

🎛 CABINA AV — FONDO IZQ

Mezcladora video 4ch
Laptop encoder streaming
Monitor preview 24"
Rack de audio 2U
UPS 1500VA
Cableado: CAT6A + HDMI

🍽 ZONA CATERING — FONDO DER

8 chafing dishes en línea
Mesa bebidas fría/caliente
Acceso sin cruzar sala
Mín. 2m de pasillo libre
Señalización de flujo

SISTEMA DE AUDIO — 3 ZONAS

ZONA A · FRENTE

2× parlante 12" · 200W

ZONA B · CENTRO

2× parlante 10" · 150W

ZONA C · FONDO

2× parlante 10" · fill

Inventario Completo

Pantalla proyección

1× 4m

Proyector/LED wall

1× 10,000lm

Cámaras PTZ

3× 1080p

Micrófonos inalám.

3× HH + 1× Solapa

Mezcladora audio

1× 16ch digital

Mezcladora video

1× 4ch HDMI

Encoder streaming

1× hardware

Parlantes main

6× activos

UPS respaldo

1× 1500VA

Por qué Samara Santa Fe

• Único venue en hub corporativo SF con sala >130 pax + 3 breakouts contiguos
• Infraestructura eléctrica trifásica para AV pesado
• Acceso vehicular de carga independiente
• IT de edificio con capacidad VLAN dedicada
• Elevadores: 4 unidades (único para 135+ pax)
• Costo/m² más competitivo vs. WTC y Torre Mayor

Requerimientos Previos

• Acceso D-1: 06:00–22:00
• Carga eléctrica: 30A trifásico
• Red: VLAN dedicada 10Mbps up
• Oscuridad sala: blackout parcial
• Aire acondicionado 18°C fijo

Corporativo Samara · Plano AV

Diagrama 7 · Técnico A/V

Diagrama 8 de 8 · Todos los equipos

Plan de Contingencia — Escenarios de Fallo

ESCENARIO 1

Falla de Streaming

SÍNTOMAS

• Imagen pixelada o cortada
• Conexión a plataforma perdida
• Upload < 5 Mbps sostenido
• Audio sin video (o viceversa)

PASO 1 — 0–2 min

Notificar moderador remoto. Reiniciar encoder. Cambiar a backup 720p.

PASO 2 — si persiste 5 min

Activar hotspot 4G de respaldo. Reducir a 1 cámara + audio únicamente.

PASO 3 — si persiste 15 min

Q&A solo por chat. Grabar local. Distribuir recording post-evento.

ESCENARIO 2

Falla AV — Audio/Video Sala

SÍNTOMAS

• Sin imagen en pantalla principal
• Micrófono sin señal en sala
• Ruido o feedback en audio
• Proyector sin señal

AUDIO — inmediato

Cambiar canal en mezcladora. Activar micrófono de respaldo. Ajustar ganancia.

VIDEO — hasta 5 min

Verificar cable HDMI. Reiniciar fuente. Usar monitor de respaldo 55" si disponible.

PANTALLA TOTAL DOWN

Activar 2× monitores 65" laterales. Continuar con audio en sala.

ESCENARIO 3

Catering — Retraso o Calidad

SÍNTOMAS

• Proveedor llega >30 min tarde
• Temperatura por debajo de 60°C
• Porción insuficiente
• Ítem faltante del menú

RETRASO — llamar proveedor

Confirmar ETA. Si >45 min: activar proveedor de respaldo local (Oxxo/café cercano para break).

TEMPERATURA — rechazar

Alimento frío: rechazar y pedir reposición inmediata. No servir por debajo de norma.

PORCIÓN CORTA

Priorizar plato fuerte. Extender con complementos. Comunicar a coord. de evento.

ESCENARIO 4

Saturación Registro / Aforo

SÍNTOMAS

• Cola >25 personas en lobby
• Asistentes no registrados
• Elevadores saturados
• +15 pax adicionales no esperados

COLA LARGA — inmediato

Activar floater como módulo 7. Separar cola: registrados vs. sin registro.

ELEVADORES — batching estricto

Detener salida hasta elevar grupo completo. Staff en piso destino para desalojar rápido.

PAX EXTRA NO REGISTRADO

Lista de espera. Confirmar con director. Acomodar solo si hay espacio físico disponible.

ESCALACIÓN — si fallo persiste >20 min sin resolución

Staff de área

0–5 min

→

Coordinador de área

5–15 min

→

Director de Evento

+15 min

→

Cliente / Decisión

crítico

RADIO CANAL 1 — siempre activo

Corporativo Samara · Contingencia

Diagrama 8 · Plan de Contingencia

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